Gestion de projet Variation

Intégrer Variation au sein d'un ESSMS est un véritable projet et doit donc etre géré comme tel. C'est pourquoi il y a des étapes clés à  considérer pour que le projet se passe dans les meilleures conditions.

Avec Variation, vous disposerez, selon vos moyens financiers et humains, d'un outil évolutif et techniquement très flexible: installation basique ou plus perfectionnée, autonome ou accompagnée par des prestataires externes, individualisée ou mutualisée : votre projet vous appartient !

La réussite d'un projet Variation est conditionnée par la mise en oeuvre simultannée de quatre compétences :

  • Compétences du métier, des processus et de l'organisation de la structure visée
  • Compétences sur le paramétrage de Variation
  • Compétences informatiques (hébergement, environnement technique, administration de réseaux)
  • Compétences de pilotage de projets

Si vous ne disposez pas de ces compétences, vous devrez considérer la participation d'intervenants externes.

La démarche proposée ci-après suppose une mise en oeuvre dans le cadre d'un seul et unique établissement. Fournie à  titre exemplaire, elle pourra àªtre adaptée selon le contexte précis de l'établissement. Nous ne garantissons ni l'exhaustivité ni la pertinence dans votre cas précis.

Préparation du projet

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Initialisation
du projet


  • Constitution d'un comité de pilotage multidisciplinaire (directeur, chefs de service etc.); Les membres de ce comité pourront également demander la participation d'intervenants extérieurs, et éventuellement d'experts (CNIL, sécurité etc.).
  • Analyse des pré-requis au projet
  • Désignation d'un chef de projet Variation responsable de la coordination et de la mise en oeuvre du projet
  • Identification des services pilotes et des scénarios clés de traitements d'information (admission d'usager, projet individuel etc.)
  • Création du groupe d'utilisateurs test correspondant aux scénarios de traitement.
Si vous ne disposez pas des compétences de pilotage de projet nécessaires, nous vous proposons des prestataires capables de vous accompagner dans votre démarche.
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Définition
du système d'information


  • Analyse de démonstrations et d'arrangements existants et définition des aménagements nécessaires.
  • Synthèse des outils existants (formulaires, listes etc.);
  • Identification des portails à  utiliser;
  • Identification des données à  traiter et des volets de dossier à  utiliser;
  • Classification des événements, documents et notes.

Ce travail d'analyse organisationnelle nécessitera des compétences particulières. Vous pouvez faire appel aux prestataires Variation si nécessaire.

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Environnement
de travail


  • Installation du logiciel sur un serveur dédié au projet conformément aux instructions d'installation. On pourra si nécessaire recourir à  un serveur externe sous réserve de ne pas y migrer de données usagers confidentielles par la suite;
  • Sélection possible d'un arrangement existant comme base de départ sur Variastore.
  • Création des premiers comptes utilisateurs;
  • Mise en place d'outils collaboratif et de gestion de projet (mailinglist, partage de fichier etc.).

L'installation du logiciel nécessitera des compétences en système d'exploitation Linux, serveur Apache et base de données POSTGRESQL.

Si vous ne disposez pas de ces compétences, nous vous proposons des prestataires capables de vous accompagner dans votre démarche.

Implémentation du projet

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Paramétrage
de Variation


  • Déclaration des portails;
  • Paramétrage itératif de la solution en utilisant le portail d'administration (gestions d'utilisateurs, types d'événement etc.);
  • Livraison et test de versions intermédiaires;
  • Réunions hebdomadaires
  • Signalements d'anomalies et d'améliorations nécessaires;

Vous pourrez faire appel à  notre tutoriel et à  nos manuels.

Ce travail de paramétrage de l'outil nécessitera une bonne maitrise des outils d'administration décrits dans les manuels. Nos prestataires pourront vous accompagner si nécessaire. Vous pourrez faire appel à  l'éditeur pour des travaux de développement spécifiques.

6

Intégration
réseau


  • Achat (si nécessaire) et préparation du serveur de production
  • Intégration du serveur au réseau informatique ;
  • Sécurisation des accès au serveur ;
  • Basculement de la solution depuis serveur de projet ;
  • Préparation et migration des données existantes ;

5

Démarche
CNIL


  • Vérification de la légalité des traitements et correctifs si nécessaire ;
  • Définition des procédures d'archivages de dossiers et de suppression de notes de liaison ;
  • Déclaration ou demande d'autorisation auprès de la CNIL ;
  • Introduction de mentions légales dans les contrats avec les usagers ;
Ce travail nécessite des compétences externe en terme de réglementations et de protection des données. Selon les démarches, une prise en compte plus en amont dans le projet pourra etre envisagée.

Site de la CNIL

Evaluation du projet

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Démarrage
des services pilotes


  • Rédaction de la documentation utilisateur ;
  • Définition des rà´les de saisie et maintenance de données;
  • Formation du référent informatique au paramétrage (gestion des utilisateurs, gestion de groupes, gestion des types d'évènements et de documents) ;
  • Formation des utilisateurs test (navigation d'ensemble, saisies de données, de documents, de notes et d'évènements)
  • Distribution des accès et de la documentation utilisateur au groupe d'utilisateurs de test ;
Si vous ne disposez pas des compétences de pilotage de projet nécessaires, nous vous proposons des prestataires capables de vous accompagner dans votre démarche.
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Vérification
de service régulier


  • Evaluation dans les conditions normales d'utilisation ;
  • Exploitation sur les services pilotes ;
  • Synthèse des retours par le référent informatique ;
  • Derniers ajustements de la solution ;
  • Distribution des accès et de la documentation utilisateur à  l'ensemble des utilisateurs (ou déploiement par tranche d'utilisateurs)
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Vérification
de l'aptitude


  • Essais des fonctionnalités en situation réelle par les utilisateurs test;
  • Validation de conformité des fonctionnalités ;
  • Ajustement de la solution ;